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Freitag, Februar 3, 2023

Mit Digital Adoption die Nutzung von strategischer Software vereinfachen

Expertenmeinungen

Eine Digital-Adoption-Plattform unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung, in dem sie Benutzern bei der Einführung und Nutzung neuer strategischer Anwendungen zur Seite steht.

Unternehmen müssen die Digitalisierung vorantreiben, weil manuelle Prozesse zu kosten- und personalintensiv sind. Es geht darum, einfache Tätigkeiten zu automatisieren und zu digitalisieren und den Fokus von manuellen Tätigkeiten auf komplexe Sachverhalte zu richten, um am Ende die Effektivität und Produktivität zu steigern. Aus diesem Grund werden in Unternehmen immer mehr Softwareanwendungen eingesetzt, die dieses strategische Ziel haben. Diese gilt es zu implementieren, auszurollen und produktiv zu nutzen.

Strategische Softwarelösungen sind in der Regel sehr komplex. Sie besitzen einen großen Funktionsumfang, um Prozesse unterschiedlicher Anwendungsfälle in Unternehmen abzudecken. Das heißt, je nach Anwendungsfall wird ein Prozess innerhalb der Software unterschiedlich von Usergruppen genutzt. Das wiederum ist eine Herausforderung für Unternehmen, weil sie diese unterschiedlichen Usergruppen trainieren und onboarden müssen. Das führt zu hohen Trainingskosten, in Form von Entwicklung von Trainingsmaterialien und Personalressourcen.

Eine DAP-Lösung (Digital Adoption Platform) überspringt diesen Schritt und bietet dem User eine Art „Training on the job“ an. „Digital Adoption“ beschreibt hierbei einen Prozess, bei dem Unternehmen Mitarbeiter aktiv unterstützen, neue Technologien zu akzeptieren, in vollem Umfang zu nutzen und die Produktivität zu verbessern. Das angestrebte Ergebnis ist, dass die Mitarbeiter intelligenter und nicht härter arbeiten. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter erkennen, dass die neue Software nicht nur strategisch erhoffte Vorteile für das Unternehmen, sondern für ihren eigenen Arbeitsalltag bietet. Dies setzt voraus, dass sie bei der Eingewöhnung und auch bei der späteren regulären Nutzung bestmöglich unterstützt werden.

Eine Digital-Adoption-Plattform automatisiert die Softwareschulung

DAPs zählen zu einer relativ neuen Kategorie von Tools, die die traditionelle Softwareschulung durch eingebettetes, kontinuierliches und praktisches Lernen ersetzt. Die Plattform fungiert hierbei als Overlay auf der Benutzeroberfläche (UI) einer beliebigen webbasierten Softwareanwendung und bietet sofortigen, kontextbezogenen Zugang zu interaktiven Anleitungen, die zeigen, wie der Benutzer eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Prozess ausführen sollte.

Während der Nutzung der strategischen Unternehmenssoftware und somit während des Arbeitsprozesses erhalten Benutzer automatisierte Anleitungen, um die optimale Nutzung der Software zu gewährleisten. Das heißt, der User lernt schon während der Nutzung der Applikation, wie er seinen Prozess ausführen muss um seine Aufgabe abzuschließen. Das führt nicht nur zu massiven Einsparungen hinsichtlich Trainings- und Personalkosten, sondern auch IT-Support- und Ticketkosten angeht. Fragen oder Probleme, die während der Softwarenutzung aufkommen und zu Support-Anfragen führen, gehören damit der Vergangenheit an.

Diese Effektivität und Produktivität ist bei Softwareimplementierungen jedoch schwer zu messen. Der CIO hat am Ende des Tages die Aufgabe, genau diese Zahlen dem Vorstand und dem CEO zu präsentieren. Effektivität und Produktivität sollen schließlich den Umsatz steigern und die Kosten reduzieren. Somit muss der CIO wissen, wie intensiv die Softwarelösung im Unternehmen von den Anwendergruppen genutzt wird und wie sich die Intensität der Nutzung steigern lässt. Der letzte Punkt lässt sich mittels einer DAP visualisieren, indem aufgezeigt wird, wo genau die Problempunkte in der Nutzung liegen, um diese mit dezidierten Anleitungen innerhalb der DAP-Lösung zu optimieren.

Somit ist eine DAP-Lösung nicht nur ein operatives Tool, sondern bietet einen erheblichen strategischen Mehrwert für Unternehmen. Sie gibt dem CIO ein Tool an die Hand, um seine strategischen Ziele zu messen und zu optimieren. Für das Team, das für die operative Umsetzung verantwortlich ist, steht ein Tool zur Verfügung, das genau aufzeigt, wie es die Optimierung vornehmen muss: in anderen Worten, die Softwarenutzung in der richtigen Art und Weise und intensiv zu nutzen um produktiver und effektiver zu sein.

Wertvolle Unterstützung bei der digitalen Transformation

Die Nutzer dazu zu bringen, tatsächlich in vollem Umfang mit einer neuen Software produktiv zu arbeiten, ist nicht immer einfach. Daher gilt es die Nutzererfahrung von Beginn an in den Mittelpunkt zu rücken.Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern beim Einsatz neuer Software stärker zur Seite stehen. Teil der weiteren Digitalisierung sollte auch digitale Unterstützung bei der Einführung und Nutzung neuer Software sein, auch, um knapp besetzte IT-Teams und Servicedesks zu entlasten.

Eine DAP-Lösung liefert hier die nötige Unterstützung. Mit der Plattform können Unternehmen automatisierte Softwareschulungen anbieten und dadurch nicht nur das Onboarding von Mitarbeitern verbessern, sondern auch deren Akzeptanz für neue digitale Arbeitsweisen steigern. Begleitend dazu bietet die Plattform einen konstanten, individuellen Performance-Support und unterstützt so das Change-Management für einzelne Mitarbeiter sowie im gesamten Unternehmen. 

Das Ergebnis ist eine vereinfachte Technologieeinführung und ein verbesserter ROI bei digitalen Transformationsprojekten. Unternehmen können sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, in dem Moment zur Verfügung haben, wenn sie diese brauchen, so dass sie sich ihren Aufgaben widmen können, anstatt sich mit der Technologie herumzuschlagen. Eine Digital-Adoption-Plattform bietet Unternehmen somit eine wertvolle Unterstützung, um die weitere Digitalisierung erfolgreich voranzutreiben. 

Titelbild: Fotograf DENNIS KOENIG PHOTOGRAPHIE

Autor:

Hartmut Hahn

Gründer & CEO Userlane

https://www.userlane.com/de/home/

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