Jeder Betrieb ist auf einwandfrei funktionierende Finanzprozesse angewiesen, da diese mitunter die Basis der Unternehmensexistenz bilden. Bisher wurde der Großteil dieser Arbeitsabläufe, zu denen unter anderem die Erfassung sämtlicher Zahlungsflüsse, die Budgeterstellung oder die Kostenkontrolle gehören, manuell durchgeführt. Doch das Problem dabei ist nicht nur der erhöhte Arbeits- und Zeitaufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit, die manchmal sogar fatale Folgen mit sich bringen kann. Deshalb ist es naheliegend, auch diesen Bereich eines Unternehmens zu digitalisieren und einen Nutzen von den Vorzügen herauszuziehen. Welche das genau sind und welche Finanzprozesse es besonders betrifft, kann man im Folgenden erfahren.
Die Vorteile einer Digitalisierung der Finanzprozesse
Finanzen sind zum einen ausschlaggebend für das weitere Bestehen eines Betriebs, aber genauso auch wichtig für das Setzen von Zielen und Erreichen von Visionen. Je effizienter daher die Prozesse ablaufen, desto genauer und strukturierter können Finanzpläne erstellt werden. Damit also die Buchhaltung und somit das gesamte Unternehmen an sich von Arbeitserleichterungen und einer geringeren Fehleranfälligkeit profitiert, kann die digitale Optimierung sehr behilflich sein, wobei vor allem diese Abwicklungen davon betroffen sind:
| Einsatz | Optimierung |
| Prozessdauer | Mittels Digitalisierung lassen sich Abläufe nicht nur beschleunigen, sondern sogar zur Gänze automatisieren. |
| Ressourceneinsatz | Neben wertvoller Zeit lassen sich zudem Mitarbeiter einsparen, die man wiederum für anderweitige Aufgaben effizienter einsetzen kann. |
| Dokumentenaufbewahrung | Dank der digitalen Aufbewahrungslösung lassen sich Dokumente schneller auffinden und es kommt zu keinen Verlusten mehr. So hat man ebenfalls wichtige Belege leichter griffbereit, die man zum Beispiel als Nachweis für die Kilometerpauschale 2023 oder weitere Abrechnungen benötigt. |
| Fehlerquote | Gerade bei Finanzprozessen können Fehler im schlimmsten Fall zu hohen Bußgeldern oder weiteren fatalen Folgen führen. Meist schleichen sie sich bei manuellen Abläufen ein, weshalb man mit Digitalisierung diese Quote stark reduzieren kann. |
Natürlich bringt eine Digitalisierung der Finanzprozesse noch viele weitere Vorteile mit sich, wobei man bereits hier einen großen Verbesserungsunterschied erkennen kann.
5 Finanzprozesse, bei denen eine Digitalisierung sinnvoll ist
Gerade die folgenden Finanzprozesse weisen entweder eine zu hohe Fehleranfälligkeit auf oder sie nehmen zu viel Zeit in Anspruch, wodurch sie nicht ressourceneffizient für ein Unternehmen sind und es zu Verlangsamungen in der Abwicklung kommt. Sollte man daher eine digitale Optimierung in einem Betrieb vornehmen, ist es ratsam, besonders diese 5 Finanzprozesse zu involvieren:
1. Rechnungserstellung: Dabei müssen Mitarbeiter Rechnungen erstellen, sowie prüfen, freigeben und im Anschluss ordnungsgemäß archivieren. Neben Tippfehlern und dem Verlust von Dokumenten spielt hier auch noch das Thema Datenmanipulation eine wichtige Rolle, wobei all diese Punkte dank Automatisierungen hinfällig werden. Denn basierend auf den gescannten Daten können fortan automatisch Rechnungen erstellt und übertragen werden.
2. Belegverwaltung: Kompliziert, aufwändig und ebenso fehleranfällig stellt sich häufig das Aufbewahren von Belegen heraus. Da auf jeder Geschäftsreise oder externen Meetings Kosten anfallen, ist es kaum möglich, alle Nachweise gesammelt zu verwalten. Außerdem stellt diese Aufgabe für die Buchhaltung einen enormen Arbeitsaufwand dar. Doch mit der Verwendung von digitalen Belegverwaltungssystemen wie Moss löst sich dieses Problem. Dabei werden die Dokumente von der jeweiligen Person online hochgeladen, wodurch es zu keinem Belegverlust mehr kommt, alles automatisch geordnet wird und jederzeit abrufbar ist. Zudem können auch digitale Firmenkreditkarten von Moss behilflich sein, da man bei jeder getätigten Zahlung eine Upload-Erinnerung bekommt.
3. Budgetplanung: Für eine gut kalkulierte Budgetplanung wird eine große Menge an Daten benötigt, wie beispielsweise die aktuelle Unternehmenslage als auch sämtliche Ausgaben. Jedoch ist es bei diesem Datenüberfluss nicht immer so einfach den Überblick zu behalten, weshalb es dadurch zu Fehlberechnungen kommen kann. Doch mit der Einbindung von Digitalisierung werden alle vorhandenen Daten zur Berechnung herangezogen, wodurch eine sehr genaue und detaillierte Budgetplanung das Ergebnis ist.
4. Unternehmensinterne Zahlungen: In jeder Abteilung fallen tagtäglich genauso Kosten an, die es im Auge zu behalten gibt. Da es bisher üblich war, dass sich ein Team eine gemeinsame Kreditkarte geteilt hat, war die Rückverfolgung als auch die Zuordnung der Zuständigkeit oft sehr schwierig. Hier können ebenfalls wieder digitale Firmenkreditkarten von Vorteil sein, da so jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugriff auf das Geschäftskonto bekommt und alle getätigten Zahlungen transparent vonstattengehen.
5. Steuererklärung: Auch die Aufbereitung für die Steuererklärung kann von einer Optimierung profitieren. Denn das manuelle Zusammensuchen der Daten erübrigt sich mittels einer ganzheitlichen Abrechnungsmanagement-Lösung, bei der sämtliche Dokumente gesetzeskonform aufbewahrt werden. Per DATEV-Format lassen sich die Informationen zudem im Handumdrehen an den jeweiligen Steuerberater versenden, wodurch viel Zeit und Arbeit eingespart werden können.
Bei Umsetzung einer solchen digitalen Optimierung muss selbstverständlich beachtet werden, dass für einen einwandfreien Workflow etwas Zeit benötigt wird, da Erneuerungen, Umstellungen und Veränderungen nicht von heute auf morgen erfolgreich etabliert werden können.
Fazit
Ein Unternehmen kann in vielen Hinsichten von einer digitalen Optimierung Nutzen schlagen, wobei sich gerade Finanzprozesse dadurch stark verbessern lassen. Denn nach einer Umgewöhnungsphase merkt man deutliche Unterschiede in Bezug auf die Fehlerquote, die Dauer von Arbeitsabläufen und den Einsatz von Ressourcen, von denen nicht nur die Buchhaltung selbst, sondern der ganze Betrieb profitiert.
Titelbild/ Bildquelle: Bild von Gerd Altmann für pixabay
Autor:
Lea Triendl ist eine erfahrene und renommierte Redakteurin im Bereich Software-Tools. Mit ihrem breiten Wissen über die Branche testet und bewertet sie stets neue Produkte verschiedener Anbieter, um einen detaillierten Überblick über den Markt und dessen Trends zu behalten.
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
