Was früher in kleinen Betrieben durch Erfahrung gelingen konnte, wird nun durch innovative Technologien unterstützt. Dazu gehört z. B. die Personaleinsatzplanung. Gerade im Zeitalter des Fachkräftemangels und notwendig werdender Umstrukturierungen ist es unerlässlich, ein funktionierendes HR-Management zu betreiben.
Dabei kommt es nicht nur darauf an, genügend qualifizierte Kräfte im Betrieb zu haben, sondern sie auch entsprechend einzusetzen. Erst wenn die drei Faktoren Qualifikation, Quantität und Zeit bei der Einsatzplanung perfekt aufeinander abgestimmt sind, werden Betriebsabläufe optimal funktionieren. Digitale Tools unterstützen dabei.
Die drei Arten – perfekte Personaleinsatzplanung
Bei der Personaleinsatzplanung, kurz PEP, geht es um mehr als nur darum genügend Mitarbeiter für eine Schicht oder ein Projekt zu haben. Das Ziel ist zwar grundsätzlich das Gleiche: Es gilt, die Mitarbeiter eines Unternehmens für einen fixen Zeitraum bestimmten Tätigkeiten und Stellen zuzuordnen. Was die PEP aber vom einem herkömmlichen Schichtplan unterscheidet, sind das Zusammenspiel von drei Ebenen.
Pluspunkt ausreichende Mitarbeiterzahl
Die Quantität steht dafür, dass ein Unternehmen generell eine genügende Zahl von Mitarbeitern zur Verfügung hat. Reicht der eigene Personalbestand nicht aus, können Zeitarbeitsfirmen, zeitlich befristete Arbeitsverträge oder freie Mitarbeiter Engpässe überwinden oder besser noch, sie bereits im Vorfeld vermeiden.
Der Begriff Human Resources ist dabei im doppelten Wortsinn wichtig. Wer vorausschauend plant, denkt dabei auch an die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter wegen Krankheit oder Maschinen aufgrund von Wartung und Reparatur ausfallen können. Ist dann ein Unternehmen in der Lage, Arbeitnehmer an unterschiedlichen Stellen einzuplanen oder für Zusatzaufgaben anzufordern, werden Leerlauf und Verzögerungen gleichermaßen vermieden.
Qualifikation der Arbeitnehmer
Fachlich qualifizierte Mitarbeiter sind die Stütze des Unternehmens. Weiterbildungsmaßnahmen, die vom Betrieb durchgeführt oder finanziell getragen werden, sind eine Investition in die Zukunft eines jeden Betriebs. Sind Arbeitnehmer aufgrund dieser Fortbildungen in der Lage, unterschiedliche Stellen und Arbeitsplätze auszufüllen, sind sie ein doppelter Gewinn. Das Wissen um die Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeiter ist eine wichtige Voraussetzung, um eine funktionierende Personaleinsatzplanung betreiben zu können.
Faktor Zeit
Der dritte Grundpfeiler der PEP ist der Faktor Zeit. Es müssen nicht nur ausreichend Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation zur Verfügung stehen, sie sollten auch zum richtigen Zeitpunkt einsatzbereit sein. Zeichnet sich ein hohes Arbeitsvolumen ab, muss vorausschauend reagiert werden. Mithilfe von geeigneter Software werden nicht nur saisonale Schwankungen rechtzeitig erkannt, sondern auch ein Mehrbedarf durch eine gestiegene Auftragslage oder einen zu erwartenden Verbrauchertrend kann vorrausschauen eingeplant werden.
Pluspunkt durch PEP – mehr Motivation und Produktivität
Eine nicht nur dem Betrieb, sondern auch den Belangen des Personals entgegenkommende Einsatzplanung bringt dem Unternehmen einen weiteren Bonus: Wer seinen Aufgaben ohne Stress und Überforderung nachkommen kann, arbeitet effizienter. Die Gesundheit der Mitarbeiter wird weniger strapaziert, wenn genügend Arbeitskräfte für eine Aufgabe oder einen Bereich vorhanden sind. Das stärkt die Personalbindung und hilft wichtige Mitarbeiter halten zu können.
Im Servicebereich und in Berufen, die auf Kontakt zu den Mitmenschen basieren, ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter eine grundlegende Voraussetzung für den Unternehmenserfolg. Nur so werden Frust und Zeitdruck vermieden, der sich durch verminderte Arbeitsleistung, Unfreundlichkeit und Fehler auf Kunden oder Patienten auswirken könnte.
Mithilfe von innovativer Software ist es zudem möglich, Mitarbeitern in Sachen Einsatzplanung entgegen zu kommen. Deren Fahrzeiten und familiäre Verpflichtungen können ebenso berücksichtigt werden wie zeitweilige gesundheitliche Einschränkungen. Der Betrieb kann dadurch ungestört weiterlaufen, ohne Ausfälle verzeichnen zu müssen.
PEP und Human Resources – qualifizierte Mitarbeiter
Eine hochwertige Software macht es zudem möglich, Mitarbeiterreserven für unerwartete Notfälle zu schaffen. Wer weiß, wo er über den Mitarbeiterstamm hinaus motivierte Arbeitnehmer erreichen kann, kommt kaum in personelle Engpässe. Verschiebungen des Bedarfs innerhalb eines Unternehmens werden von der Software erkannt. Sind dann den Mitarbeitern persönliche Merkmale wie ein möglicher zeitlicher Arbeitsrahmen, Qualifikation und körperliche Belastbarkeit zugeordnet, kann rasch und effizient auf Veränderungen reagiert werden.
Hängt die Produktion eines Unternehmens nicht nur von der Saison, sondern auch von der Witterung ab, ist die entsprechende Software ebenfalls in der Lage, darauf zu reagieren. Durch diese neu gewonnene Flexibilität werden Betriebsabläufe gesichert, erleichtert und vor allem effizienter gemacht.
Mit PEP werden also nicht nur Planungsprozesse und Unternehmensabläufe optimiert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit kann gesteigert werden. Mitarbeiter, deren Arbeitsabläufe gut organisiert sind und die nicht unter Zeitdruck geraten sind motivierter, produktiver und bleiben dem Unternehmen länger erhalten.
Autor: Fabian Wölz
Titelfoto: Bild von Gerd Altmann auf Pixabay
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