Konstante Unterbrechung während der Arbeit durch Meetings und andere Kommunikationstools wie E-Mails gehört mittlerweile zum Alltag für viele. Den meisten ist jedoch nicht bewusst, wie sehr sich das auf die Produktivität und Arbeitsleistung auswirkt. Ein sich immer stärker abzeichnender Trend ist asynchrones Arbeiten: zeitlich unabhängiger Austausch, der ohne Meetings oder Video Calls auskommt und gegenseitige Unabhängigkeit vom Kalender schafft. Bisher basiert der Trend sehr stark auf dem geschriebenen Wort wie Chat Nachrichten oder Kommentaren in Cloud Tools. Tippen ist oft langsam, insbesondere auf mobilen Geräten und führt häufig zu Missverständnissen. Erste Anbieter machen nun Sprachnachrichten, von Natur aus asynchron, fit für die Geschäftswelt mit Hilfe von KI und integrationen in gängige Business Tools.
Bisherige Nutzung von Sprachnachrichten
Stand heute werden alleine bei WhatsApp jeden Tag 7 Milliarden Sprachnachrichten verschickt, meist jedoch im privaten Kontext (Daten von WhatsApp). Bisher fanden sie noch keine breite Anwendung im Geschäftsleben trotz der starken Vorteile wie Geschwindigkeit, Unabhängigkeit und persönlicher Kommunikation durch den emotionalen Wert von Sprache.
Warum sind Sprachnachrichten im Business nicht weit verbreitet?
Sprachnachrichten haben offensichtliche Nachteile, die das Medium insbesondere für die Empfängerseite ungeeignet für den flächendeckenden Einsatz in der Geschäftswelt machen: Sprachnachrichten sind im Kern Audiodateien und damit eine ‘Black-Box’ für den Empfänger bis sie angehört werden. Ihr Inhalt bleibt, z.B. in einem Meeting, ohne Anhören, unbekannt. Zusätzlich lassen sie sich nicht durchsuchen, referenzieren oder auf sinnvolle Art verwalten. Dazu kommt, dass sie oft endlos lang und unstrukturiert sind. Damit wird die eingesparte Komplexität auf der Senderseite komplett auf den Empfänger verschoben und Sprachnachrichten dadurch häufig sogar als unhöflich empfunden.
Das Potential von Sprachnachrichten
Sprachnachrichten können Meetings, Telefonate und Video Calls als kurze Voice Notes teilweise ersetzen, da ebenfalls komplexe Inhalte übermittelt und Missverständnisse vermieden werden können. Etwas abgewandelt, bieten Audionachrichten auch eine neue Art, administrative Arbeit effizienter zu gestalten. Man denke z.B. an die Dokumentation im CRM-System, Feedback Zyklen und Projekt Management mittels Sprachnachrichten. Öffnet man einige Zeit später den Eintrag, hat man die Möglichkeit, die Original-Eindrücke zu hören und mit Hilfe von Voice to Text zu lesen und zu durchsuchen.
Der Vorteil gegenüber traditioneller Kommunikation
Um Sprachnachrichten alltagstauglich zu machen, wäre eine automatische Transkription essentiell. Es wird nicht nur die Audiodatei gespeichert, sondern auch der Text. Dies würde dem Empfänger die Wahl überlassen, den Inhalt zu lesen oder anzuhören. Doch löst das alle bisherigen Probleme der Sprachnachrichten und was bieten sie noch?
Flexibles Arbeiten und Zeitersparnis – Ein Punkt, mit dem man im Zusammenhang mit Sprachnachrichten immer wieder in Berührung kommt, ist der Aspekt des asynchronen Arbeitens. Denn die Kommunikation mit Sprachnachrichten ist asynchron, also zeitlich unabhängig: Der Sender nimmt sie unabhängig vom Empfänger auf und sie werden zum passenden Zeitpunkt konsumiert. Zusätzlich sprechen wir bis zu 7x schneller, als wir tippen und schaffen so eine erhebliche Zeitersparnis für zahlreiche Anwendungsfälle.
Qualitativ hochwertige Informationen ohne Missverständnisse – Oft kommt beim geschriebenen Wort die persönliche Note zu kurz oder Informationen sind missverständlich formuliert. Hier kann eine persönliche Sprachnachricht der entscheidende Eisbrecher sein und durch die Stimme Klarheit schaffen oder Vertrauen aufbauen.
Vereinfachte Dokumentation und gesteigerte Transparenz – Die Anforderungen an Transparenz und Dokumentation in Teams steigen erheblich. Mit Hilfe von transkribierten Sprachnachrichten können Daten einfach gesammelt werden, auch von unterwegs. Der Aufwand für die Dokumentation sinkt, die Qualität und Verfügbarkeit von Informationen im Team steigt. Bessere Entscheidungen und einfaches Alignment von Updates im Team sind die Folge.
Damit können nach Schätzungen von Experten durch richtig eingesetzte Sprachnachrichten bisher verlorene 5 Stunden pro Person und Woche zurückgewonnen werden. Mindestens genauso bedeutsam wie die eigentliche Zeitersparnis ist die wiedergewonnene Konzentration auf wesentliche Aufgaben und die Freiheit und Selbstbestimmtheit, die das für viele Menschen in wissensintensiven Berufen mit sich bringt. Und nicht zuletzt sind zufriedene und produktive Mitarbeiter entscheidend für die Wertschöpfung jedes Unternehmens.
Die neue Art der Sprachnachricht im Unternehmen einführen
Eine junge Firma aus München, VoiceLine, möchte Teams dabei unterstützen, echtes asynchrones Arbeiten in ihren Unternehmen einzuführen, indem es produktives Arbeiten mit hybriden Sprachnachrichten einfach und benutzerfreundlich für Sender wie Empfänger macht. Die Firma setzt die Lösung bereits erfolgreich bei einer stetig wachsenden Zahl an Kunden in Deutschland und international ein.
Autor:
Dr. Nicolas Höflinger, Mitgründer und CEO von VoiceLine, früher Unternehmensberater bei McKinsey & Company in München, hat es sich zum Ziel gemacht, asynchrones Arbeiten mit Sprache in Unternehmen zu etablieren.
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
