Wie die Webmarketiere ihre Finanzen bändigen konnten

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Seit kurzem gewinnt die Oldenburger Webagentur Webmarketiere einen besseren Überblick über ihren ein- und ausgehenden Cashflow. Das Unternehmen arbeitet mit dem Fintech Agicap zusammen, das mithilfe von KI die Liquidität der Agentur transparent macht. Dies ermöglicht der Agenturführung bessere strategische Entscheidungen zu treffen.

Manuel von Heugel, Gründer und Geschäftsführer der Webmarketiere GmbH, sah sich zuvor mit zahlreichen Arten unterschiedlicher Geldströme konfrontiert, die es zu überwachen galt.

Herausforderung 1: Unterschiedliche Einnahmensarten

Die Webmarketiere GmbH bietet Kunden:innen aus ganz Deutschland die Gestaltung und Programmierung von suchmaschinenoptimierten Webseiten und deren Vermarktung durch Suchmaschinenmarketing an. In diesem Zusammenhang kümmert sich die Webagentur auch um das Hosting und die fortlaufende Pflege und Wartung der Webseite.

Häufig sind es einmalige Projekte, die eine Laufzeit von mehreren Monaten haben und je nach Umfang unterschiedlich bepreist werden. Zudem gibt es Dienstleistungen (z. B. Hosting) mit längerer bzw. unbestimmter Laufzeit, bei der die Kundenzahlungen monatlich gleich sind.

Wunsch der Webmarketiere GmbH war es demnach, sämtliche dieser Einkommensströme möglichst automatisiert abzubilden, um abschätzen zu können, wie sich die Einnahmen des Unternehmens in den kommenden Monaten entwickeln würden.

Herausforderung 2: Schwankende Einnahmen und Prognosen

Laut von Heugel sind die Sommerferien in seiner Branche Wochen, in denen die Nachfrage und somit die Einnahmen des Unternehmens zurückgehen. Er benötigte also ein Tool, dass ihm anzeigt, wie die Liquidität seines Unternehmens in der umsatzschwachen Zeit aussieht.

Darüber hinaus wollte er wissen, welche Monate tendenziell umsatzstark und welche umsatzschwach sind. Denn das würde ihm die Planung für zukünftige Investitionen erleichtern.

Herausforderung 3: Der ewige Kampf mit den Excel-Tabellen

Lange Zeit hatte von Heugel Kontostände und Datenreihen in Excel-Tabellen übertragen, um den Verlauf der Unternehmensliquidität grafisch darzustellen. Das hatte ihn jedes Mal Zeit gekostet, wodurch der Liquiditätsverlauf nur selten aktuell war und Prognosen damit nur bedingt möglich waren.

Herausforderung 4: Verknüpfung mit einer Buchhaltungs-Software

Für seine Buchhaltung nutzt der Geschäftsführer der Webmarketiere GmbH das Tool Easybill. In Verwendung mit anderen Cashflow-Tools trat dabei aber immer ein Nachteil zutage: Die Rechnungen konnten aus Easybill nicht in das Cashflow-Tool übernommen werden, sondern mussten manuell sowohl in das Tool, als auch in separate Excel-Tabellen zur Visualisierung eingetragen werden, was einen erheblichen Zeitaufwand darstellte.

Herausforderung 5: Feine Kategorisierung der ein- und ausgehenden Geldströme

Manuel von Heugel erwartete von einem Cashflow-Tool, dass es seine Kosten und Einnahmen aufschlüsseln kann. Eine Kategorie mit „Personalkosten“ oder „Software-Lizenzen“ reichte nicht aus. Er wollte sich genau ansehen, wie die einzelnen Kostenpunkte zu den Gesamtkosten in der jeweiligen Kategorie beitragen.

Strategische Entscheidungen leichter gemacht

Nachdem er Agicap mit Unterstützung des Kundensupports eingerichtet hatte, sah er schon nach kurzer Zeit Ansatzpunkte, wie er die Liquidität seines Unternehmens verbessern konnte.

Durch die Kategorisierungsfunktion lässt er sich all seine Kostenpunkte detailliert anzeigen und in die Zukunft projizieren. Durch die Möglichkeit, verschiedene Liquiditätsszenarien in Agicap zu erstellen, sah er, dass sein Unternehmen langfristig eine bessere Liquidität haben würde, wenn er anstatt PCs und Laptops zu leasen, diese zu einem günstigen Zeitpunkt kaufen würde . Weitere Details zu der Geschichte finden Sie hier und ein Video hier

Bildquelle Agicap

Quelle Siccma Media GmbH

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