Wofür darf mehr, wofür sollte weniger ausgegeben werden?
Bei der Eventplanung ist auf viel zu achten, vor allem die Finanzierung spielt dabei eine große Rolle. Die Veranstaltung sollte entsprechend ausgeschmückt sein, es geht darum, Essen und Getränke zu besorgen, auch die Location verlangt einige Kosten.
Wofür darf bei der Eventplanung etwas mehr ausgegeben werden? Und an welchen Stellen kann man sparen?
Einen Plan machen
Als Erstes sollte man einen Plan erstellen, am besten direkt mit Beginn der Eventplanung. Darauf kann man festhalten, was alles benötigt wird und das Kostenbudget notiert werden. Es sollte ein klarer Rahmen festgelegt werden, wie viel Geld für das gesamte Event zur Verfügung steht. Dieses kann entsprechend auf die einzelnen Punkte aufgeteilt werden. Hierbei müssen Essen und Getränke, eventuelle Speaker, die Location, die Deko, das Marketing und ggf. ein Shuttleservice eingeplant werden.
Was verlangt hohe Kosten?
Ein größerer Kostenaufwand kommt zunächst bei der Beauftragung eines Speakers zustande, sofern das Event einen benötigt. Der Vortrag sollte von top Qualität sein und die Zuhörer mitreißen. Das erreicht nicht jeder. Man sollte also jemanden finden, der genügend Erfahrung hat und weiß, wovon er spricht. Diese Kooperation kann auch mal teurer werden, doch ohne einen qualitativen Speaker, kann das Event schnell zum Flop werden.
Daneben sollte auch die Location hochwertig sein. Die Wahl von Hotel oder Restaurant muss gewissenhaft geschehen. Es ist wichtig, zu wissen, wie viele Menschen anwesend sein werden. Dann kann man eine geeignete Location finden, die nicht zu groß ist und zu hohe Kosten verlangt, aber trotzdem hochwertig ist.
Auch Essen und Getränke beanspruchen oft einen großen Geldaufwand. Es ist jedoch auch wichtig, dass das Essen eine gewisse Qualität aufweist. Es sollte von regionalen Händlern stammen. Außerdem sollte hierbei vorrangig zu saisonalen Produkten gegriffen werden. Regionale Bio-Produkte gehen zwar meist mit größeren Kosten einher, doch diese können bei der Lieferung eventuell gespart werden. Ist der Produzent in der Nähe, kann man Essen und Getränke eventuell sogar selbst abholen und vermeidet die Lieferkosten dafür.
Wo kann gespart werden?
Neben den Lieferkosten kann auch beim Shuttleservice gespart werden. Dieser sollte nämlich wirklich nur dann gemietet werden, wenn es auch wirklich nötig ist, die Location z.B. sehr weit außerhalb liegt. Genau das Gleiche gilt für Deko- und Marketingmaterial. Verlangt diese Art von Veranstaltung wirklich aufwendige Deko oder geht es auch ohne bzw. mit einem geringen Kostenaufwand? Dekomaterial kann in den meisten Fällen mehrmals verwendet werden. Es gibt auch die Möglichkeit, benötigtes Material bei einer Firma auszuleihen. Das ist oft günstiger als es neu zu kaufen und bietet sich insbesondere dann an, wenn die Deko ohnehin nur einmal Verwendung finden soll.
Unnötige Kosten vermeiden
Insgesamt gilt es, unnötige Kosten zu vermeiden. Auch wenn das Event von guter Qualität sein soll. Man sollte sich besser zweimal überlegen, ob es wirklich die teuerste Location sein muss oder nicht doch eine mittelpreisige für den Zweck des Events ausreichend ist. Auch bei der Wahl der Essenslieferanten kann man sich von vornherein informieren, welche regionalen Hersteller es in der Nähe gibt und wie teuer die Produkte sind. Eine ausreichende Recherche während des Eventplanung ist immer lohnenswert, um gute Produkte zu einem guten Preis zu finden. Außerdem sollte man beachten, dass die teuersten Dinge auch nicht immer gleichzeitig die besten sind. Es gibt ebenso Dekomaterial oder Getränkemarken, die einen „normalen“ Preis haben und dennoch von guter Qualität sind.
Unnötige Kosten können zusätzlich vermieden werden, indem man die Teilnehmeranzahl begrenzt. Auf den Einladungen sollte man zudem darum bitten, bis zu einem festgelegten Zeitpunkt zu- oder abzusagen. So kann die benötigte Menge an Essen und Getränken sowie die Größe der Location besser einkalkuliert werden. Auch bezüglich der Einladungen lässt sich Geld sparen. Diese sollten nämlich im besten Fall – kostenlos und umweltschonend – per Mail verschickt werden.
Fazit
Vor der Eventplanung sollte man sich bereits einen Kostenrahmen setzen und einen Plan erstellen. Mithilfe der Teilnehmerzahl und anderen Faktoren können Preise für verschiedene Notwendigkeiten festgelegt werden. Einige Dinge, wie die Location, der Speaker oder das Essen sollten von guter Qualität sein. Doch jedem sollte auch bewusst sein, dass gute Qualität nicht immer übermäßig teuer sein muss. Gespart werden kann beispielsweise bei der Lieferung sowie beim Dekomaterial. Mit einer vernünftigen Kostenkalkulation und ausgiebiger Recherche können qualitativ hochwertige Dienstleistungen und Produkte zu angemessenen Preisen gefunden und unnötige Kosten vermieden werden.
Autoren:
Alexander Schungl und Tanja Hacker sind CEOs und Gründer vom Premium Leaders Club. Der Business Club stellt ein umfangreiches Netzwerk aus verschiedenen Experten dar und bietet regelmäßig verschiedene Events an. https://www.premium-leaders.club/
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
