eSignatur, die elektronische Unterschrift, ist längst da – und sie wird auch nicht verschwinden. Trotzdem scheuen viele noch immer ihre Verwendung. Lassen sich elektronische Unterschriften in bestehende Systeme integrieren? Ist der Prozess legal und rechtlich bindend? Sind Sicherheit vor Missbrauch und Datenschutz gewährleistet? Berechtigte Bedenken, auf die es klare Antworten gibt.
Der Einführung von elektronischen Signaturen wird häufig noch argwöhnisch begegnet, da damit vermeintlich hohe Kosten und ein immenser Zeitaufwand verbunden sind. Selbst die Ablösung einer bereits bestehenden eSign-Software stößt oft noch auf Skepsis. Dabei ist diese meist nicht gerechtfertigt. Es gibt viele Lösungen, die mit bestehenden Softwaresystemen wie Dropbox oder GoogleDrive zusammenarbeiten. Außerdem sind sie für End-User einfach in der Anwendung. Natürlich gibt es weitere wichtige Punkte, die Zweifel auslösen.
Rechtlich einwandfrei?
Viele Unternehmen zögern mit der Einführung von eSignaturen, weil sie Bedenken hinsichtlich deren Rechtsgültigkeit haben und keine Fehler riskieren möchten. Dabei ist der rechtliche Rahmen für eSignaturen mit der eIDAS-Verordnung in Europa genau festgelegt. eIDAS steht für Electronic Identification, Authentication And Trust Services. Die Verordnung über die elektronische Identifizierung und über Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen gilt für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union und enthält alle notwendigen Vorschriften für den Einsatz digitaler Signaturen.
Unterschieden wird zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) stellen die höchste Sicherheitsstufe dar, da sie die Identifikation über das Zertifikat eines unabhängigen Vertrauensdienstanbieters voraussetzen. Daher können nur QES die Schriftform auf Papier ersetzen und sind mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt. In vielen Fällen des Business-Alltags (zum Beispiel Arbeitsverträge) reicht aber schon die fortgeschrittene elektronische Signatur aus. Und sie kann etwa auch vor Gericht verwendet werden.
Cybersicherheit und Datenschutz
Ein besonders häufiges Bedenken von Unternehmen ist der Sicherheitsaspekt, da sie befürchten, dass eSignaturen nicht so sicher sind wie die altmodische händische Unterschrift auf gedrucktem Papier.
Tatsächlich sind digitale Signaturen oftmals sicherer und ermöglichen Nutzern etwa eine sichere Kommunikation in Remote-Arbeitsumgebungen, ohne dass eine stabile verschlüsselte Verbindung erforderlich ist. Darüber hinaus ermöglichen sie es, drei wichtige Merkmale einer Nachricht zu überprüfen:
Authentifizierung. Da digitale Signaturen mit dem privaten Schlüssel des Absenders verschlüsselt werden, ist es dem Empfänger möglich, die Identität des Absenders zu überprüfen.
Integrität der Daten. Eine Nachricht, die während der Übertragung abgefangen und von einer dritten Partei verändert wird, führt dazu, dass die Überprüfung des digitalen Zertifikats des Empfängers fehlschlägt. So kann der Empfänger auf einfache Weise überprüfen, ob die Sicherheit seiner Daten beeinträchtigt wurde.
Unleugbarkeit. Bei der Verwendung digitaler Signaturen wird davon ausgegangen, dass nur der Absender seinen privaten Schlüssel kennt. Der Empfänger kann mit der digitalen Signatur folglich die Identität des Absenders überprüfen. Er kann die digitale Signatur auch verwenden, um nachzuweisen, dass er eine Nachricht erhalten hat.
Darum wird die eSignatur zum Standard
Es gibt also mehrere Gründe dafür, warum der korrekte Einsatz von eSignaturen das Leben leichter macht. Sie können für Finanz- und Rechtsgeschäfte verwendet werden. Sie werden von Organisationen weitgehend akzeptiert. Sie sind räumlich und zeitlich ungebunden, können also von überall und jederzeit erfolgen. Ein wichtiger Aspekt in Zeiten von Home-Office und globaler Kollaboration.
Außerdem: eSignaturen tragen dazu bei, die Umweltbelastung zu verringern, da weniger Dokumente gedruckt und verschickt werden müssen. Angesichts der aktuell hohen Papierpreise schafft das auch einen nicht unerheblichen finanziellen Anreiz. Darüber hinaus stellen sie eine kostengünstige und sichere Möglichkeit dar, Geschäftsprozesse zu rationalisieren – und helfen dabei, Abschlüsse und Kooperationen schneller zu realisieren.
Über die Autorin:
Karolin Köstler ist Senior Marketing Manager EMEA und kam 2018 als erstes europäisches Marketingteam-Mitglied zu Foxit, einem führenden Anbieter innovativer PDF- und eSignatur-Produkte sowie -Dienstleistungen, der Wissensarbeiter*innen hilft, ihre Produktivität zu steigern und mehr mit Dokumenten zu erreichen. Foxithat über 650 Millionen Anwender und über 425.000 Kunden in mehr als 200 Ländern, von KMUs bis hin zu global agierenden Konzernen. Das Unternehmen unterhält Niederlassungen in der ganzen Welt, inklusive den USA, Asien, Europa (mit Sitz in Berlin) und Australien.
eSignatur: Angst vor der elektronischen Unterschrift?
Aussagen des Autors geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
Fotos: © Foxit
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