Papierloses Büro: Einfach, verlässlich und effizient

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In der CAYA Document Cloud verwalten und bearbeiten Sie Ihre Dokumente an einem Ort

Stell Dich doch bitte kurz unseren Lesern vor!

Sehr gern. Ich bin Alex, Gründer und CEO des Digitalisierungs-Enablers Caya. Zuvor habe ich unter anderem das Marketing bei den Unternehmen Movinga, Kreditech und CrossLend verantwortet. 

Warum hast Du Dich entschieden, CAYA zu gründen?

Wir wollen die Administration in Unternehmen in ein automatisiertes Erlebnis transformieren. Dies gelingt mit unserer Cloud-Lösung, die alle Dokumenten-Workflows zentral an einem Ort verwaltet. So wird das papierlose Büro endlich Realität. Das ist unser Beitrag, damit der deutsche Mittelstand und Deutschland insgesamt auf Dauer wettbewerbsfähig bleiben können.

Welche Vision steckt dahinter?

Wir sind davon überzeugt, dass sich unsere Arbeit durch Technologie gerade maßgeblich verändert und auch weiter verändern wird. Künftig werden alle Verwaltungsvorgänge automatisiert sein, so dass sich die Menschen auf kreatives Arbeiten und wichtige Entscheidungen – kurz: ihr eigentliches Business – konzentrieren können, von überall und zu jeder Zeit.

Von der Idee bis zum Start, was waren bis jetzt die größten Herausforderungen und wie habt Ihr Euch finanziert?

Wir haben bereits zwei Pivots hinter uns. Gestartet sind wir mit unserem B2C-Service, der unseren Kunden ihre tägliche Briefpost digital zur Verfügung stellt. Heute richten wir unseren Fokus auf die Entwicklung von B2B-Software. Natürlich wurden die Neuausrichtungen von einigen Lernkurven begleitet, die viel Zeit, Geld und Nerven gekostet haben. Aber mit der nötigen Überzeugung, einem motivierten Team und dem Vertrauen von Investoren sind wir zu dem herangewachsen, was wir heute sind.

Die Finanzierung verlief eher klassisch: Beim Start haben uns zunächst Business Angels unterstützt. Später waren es dann Venture-Capital-Gesellschaften.

Wer ist Eure Zielgruppe?

Im Grunde gibt es diesbezüglich keine Beschränkung. Wir haben sowohl Freelancer als auch Großkonzerne als Kunden, die meisten sind aber kleine und mittelständische Unternehmen, wie zum Beispiel Hausverwaltungen und Agenturen. Zudem gehören Start-ups sowie Grown-ups inklusive zahlreicher Unicorns zu unseren Kunden.

Welche Produkte findet der Kunde bei Euch?

Da ist zunächst unsere Caya Document Cloud, die das Fundament eines papierlosen Büros bildet. Dabei handelt es sich um ein smartes Dokumenten-Management-System, mit dem Unternehmen sämtliche Unterlagen rechts- und DSGVO-konform organisieren und bearbeiten können, und zwar „as automagic as possible“ sowie „as collaborative as needed“.

Sämtliche dokumentenbasierte Prozesse wie das Verteilen von Dokumenten innerhalb des Unternehmens, das Weiterleiten an weiterführende Lösungen, z. B. an DATEV Unternehmen online, CRM- bzw. Buchhaltungssysteme oder an branchenspezifische Lösungen, und das Verschlagworten für eine transparente Ablage erfolgen automatisch. Außerdem wird das kollaborative Arbeiten mit der Caya Document Cloud gelebte Realität. Typische Anwendungsszenarien sind die Rechnungsbearbeitung – vom Eingang über die Freigabe bis hin zur Bezahlung – sowie das gemeinsame Ausfüllen von Formularen.

Hier stellt sich vielleicht die Frage, wie die Dokumente denn in die Cloud gelangen. Auch dazu bieten wir eine Lösung an, indem wir die tägliche Eingangspost unserer Kunden digitalisieren. Dazu leiten wir diese in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post an unsere Scancenter um oder holen sie alternativ beim Kunden vor Ort ab. Die Digitalisierung erfolgt tagesaktuell unter strengsten, ISO-zertifizierten Sicherheitsvorkehrungen. Darüber hinaus befreien wir unsere Kunden von ihren Aktenschränken bzw. Ordnern oder anderen Papierarchiven. So können Unternehmen innerhalb weniger Tage komplett papierlos werden.

Wo seht Ihr Euch in fünf Jahren?

Derzeit bereiten wir unsere Caya Document Cloud für das internationale Parkett vor. Das damit verbundene Ziel lautet, Caya innerhalb der nächsten fünf Jahre als führendes Standard-Admin-Tool zu positionieren, ähnlich wie es Asana, Slack, Zoom oder G Suite in allen westlichen Märkten in ihren Bereichen gelungen ist.

Wie entwickelt sich die Verwaltungsbranche in den nächsten Jahren?

Sie wird vor allem aufgrund des steigenden Wettbewerbsdrucks weiter an Dynamik und Effizienz gewinnen. Grundlage dafür ist ein höherer Automatisierungsgrad. Sämtliche Prozesse werden im Hinblick auf ihr Optimierungspotenzial überprüft.

Welche Events sollte man 2022 nicht verpassen?

Natürlich unsere Bits & Business, die wir am 29. und 30. März ausrichten. Dabei handelt es sich um die bisher größte Online-Konferenz für KMUs, die sämtliche Facetten der Digitalisierung abdeckt. Zahlreiche namhafte Speaker wie Joel Kaczmarek, Dr. Hubertus Porschen und Ruppert Bodmeier geben sich ein Stelldichein. 

Wir bedanken uns bei Alexander Schneekloth für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.


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Ansprechpartner: Alexander Schneekloth

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