Die Covid-Pandemie hatte verheerende Auswirkungen auf die Wirtschaft. Viele Unternehmen mussten um ihre Existenz bangen. Doch auch Betriebsprüfungen fanden deutlich seltener statt. Nun kehrt langsam der Alltag zurück und die Finanzämter schicken ihre Prüfer wieder aus – sehr zum Leidwesen vieler Geschäftsinhaber. Denn auch wenn die Buchhaltung nach bestem Wissen und Gewissen geführt wird, bleibt meist die Unsicherheit, ob sich nicht doch ein Fehler eingeschlichen hat – und der kann richtig teuer werden.
„Ähnlich wie bei einem medizinischen Check-up kann eine Betriebsprüfung schmerzhaft sein, doch eine gute Vorbereitung hilft, die Risiken deutlich zu verringern“, erklärt Soufian El Morabiti. Er bietet gemeinsam mit seinem Partner Ali Doygun Unterstützung für mittelständische Unternehmen, um die Steuerlast zu optimieren. Dafür kann es jedoch schon zu spät sein, wenn das Finanzamt einen Besuch angekündigt hat. Deshalb plädiert Soufian El Morabiti für eine beständige Pflege der steuerlich relevanten Unterlagen, um nicht den Überblick zu verlieren. Alle Fakten rund um die Betriebsprüfung und wie Unternehmer hohe Nachzahlungen verhindern können, erklärt der Experte in diesem Beitrag.
Warum fürchten viele Unternehmer die Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung beeinträchtigt den regulären Ablauf im Unternehmen. Außerdem muss sie vorbereitet werden – und je nachdem, wie sorgfältig die Bücher geführt wurden, kann das ordentlich Zeit kosten. Nicht zuletzt schwebt während der Betriebsprüfung ein Damoklesschwert über dem Unternehmen: Hat alles seine Richtigkeit – oder finden die Prüfer Auffälligkeiten, die zu existenzbedrohenden Nachforderungen führen können? Hinzu kommt die Sorge, in der Branche und vor den Kunden den guten Ruf zu verlieren, falls Fehler aufgedeckt werden. Es ist also eine Mischung aus Aufwand und Sorge, die die Betriebsprüfung so unbeliebt macht.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung und wo findet sie statt?
Die Dauer einer Betriebsprüfung ist nicht festgelegt, sondern vielmehr davon abhängig, wie groß das Unternehmen ist und wie sorgfältig die nötigen Unterlagen aufbereitet wurden. Meist findet die Prüfung direkt in den Räumlichkeiten des Betriebs statt. In der Regel kann die Prüfung auch ins Büro des dazugehörigen Steuerberaters oder ins örtliche Finanzamt verlegt werden. Ratsam ist, vorab den Ort zu erfragen. Im besten Fall findet die Betriebsprüfung beim Steuerberater oder in den Amtsräumen statt, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
Welche Unterlagen müssen für die Betriebsprüfung vorbereitet werden?
Alle Dokumente, die Auskunft über die Finanzen des Betriebs geben, sind akribisch vorzubereiten. Dazu zählen unter anderem Gewinn- und Verlustrechnungen, Organisationspläne und Dienstanweisungen, Bilanzen, Dienstverträge, Handelsbücher, Sitzungsprotokolle, Rechnungen, Fahrtenbücher und Bankunterlagen. Außerdem zählen zu den geprüften physischen Unterlagen auch alle steuerrelevanten Daten, die digital verwaltet werden. Ob elektronische Unterlagen wie die Finanz-, Lohn-, oder Anlagenbuchhaltung, die Waren- und Materialwirtschaft oder Kosten- und Leistungsrechnung – alles kann überprüft werden. Je geordneter alles vorbereitet wird, desto schneller kann die Betriebsprüfung demnach abgeschlossen werden – es lohnt sich also, Zeit zu investieren.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Ungefähr zwei bis vier Wochen nach der schriftlichen Ankündigung treffen sich der Steuerprüfer und der Geschäftsinhaber zu einem Einführungsgespräch. Bei diesem werden die gesammelten Dokumente überreicht und der Prüfer beginnt mit der Durchsicht. Bei Auffälligkeiten ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner; er sollte deshalb während dieser Phase gut erreichbar sein und bei Bedarf Belege vorweisen.
Wann wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?
Abgesehen von einem regelmäßigen Turnus werden Betriebsprüfungen auch immer dann durchgeführt, wenn Zweifel an der Richtigkeit der Angaben in der Steuererklärung bestehen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Einnahmen und Ausgaben Jahr für Jahr stark abweichen, wenn die Steuererklärung fehlerhaft ist oder Angaben nicht nachvollziehbar sind. Sorgfalt bei der Erstellung kann demnach vor einer anschließenden Kontrolle schützen.
Autoren:
Ali Doygun und Soufian El Morabiti entwickeln mit GoldmanTax intelligente Steuerstrategien für den Mittelstand. Die beiden Steuerprofis haben es sich zur Aufgabe gemacht, die Steuerberatung zu revolutionieren und Mittelständlern dabei zu helfen, den niedrigsten für sie möglichen Steuersatz zu erhalten. Dabei setzt die Steuerkanzlei GoldmanTax auf die Steuerstrategien der erfolgreichsten Konzerne
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
