In der Geschäftswelt kommt es regelmäßig zur Vergabe von Aufträgen, sodass die Auftragsvergabe eine wichtige Rolle im Alltag eines Unternehmens einnimmt. Dabei hat dies nicht nur wirtschaftliche, sondern auch rechtliche Auswirkungen, die berücksichtigt werden müssen.
Warum rechtliche Compliance so wichtig ist
Bei der Vergabe von Aufträgen handelt es sich um einen komplexen Prozess, bei dem viele gesetzliche Regelungen und Vorschriften beachtet werden müssen. Dementsprechend müssen Unternehmen erforderliche Maßnahmen ergreifen, um gewährleisten zu können, dass bei der Erteilung von Aufträgen stets alle rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden und es hier zu keinen Verstößen kommt. Das ist deshalb so wichtig, weil ansonsten rechtliche Konsequenzen drohen. Rechtliche Compliance ist auch für viele weitere Vertragsarten relevant, wie bei Tarifverträgen.
Vorlage für Auftragserteilung
Damit ein Auftrag aus rechtlicher Sicht korrekt erteilt werden kann, gilt es bestimmte Faktoren zu berücksichtigen. Hierzu zählen:
- Identifikation der Parteien
- Leistungsbeschreibung und -umfang
- Vergütung und Zahlungsmodalitäten
- Bedingungen für Lieferung und Abnahme
- Haftung und Gewährleistung
- Vertragslaufzeit
- Kündigungsklauseln
- Geheimhaltungs- und Datenschutzbestimmungen
- Schlussbestimmungen und Unterschrift
Damit die Auftragsvergabe rechtssicher abgewickelt werden kann und nicht allzu viel Zeit für die Erstellung der entsprechenden Dokumente aufgewendet werden muss, können Unternehmen eine Vorlage für die Auftragserteilung z.B. von Lexware verwenden. Die Verwendung einer Vorlage spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch die Fehleranfälligkeit.
Die Grundsätze der Vergabe
Die Grundsätze der Vergabe sollen sicherstellen, dass ein freier und lauterer Wettbewerb gegeben ist. Der Gesetzgeber hat mit dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) solche Grundsätze verfasst und definiert. Der sogenannte Gleichbehandlungsgrundsatz soll dafür sorgen, dass innerhalb des Wettbewerbs die gleichen Chancen bestehen. Aber auch hinsichtlich des Zugangs zum Wettbewerb soll Chancengleichheit bestehen. Das Transparenzgebot fordert, dass das Verfahren der Auftragsvergabe transparent ist und alle Bieter gleich behandelt werden. Das Vergabeverfahren muss vollständig dokumentiert werden, damit gewährleistet ist, dass alle Unternehmen die gleichen Chancen haben. Der Wettbewerbsgrundsatz dient der Verwirklichung der Marktfreiheit und soll dafür sorgen, dass das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag erhält. Zu den weiteren Grundsätzen gehören:
- Der Mittelstandsschutz
- Der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz
- die Berücksichtigung von Qualität, Innovationen sowie sozial- und umweltbezogenen Aspekten
- der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
Das Vertragsrecht als wichtiger Faktor bei der Auftragserteilung
Damit die Erteilung von Aufträgen rechtlich einwandfrei über die Bühne gehen kann, bedarf es eines umfangreichen Verständnisses des Vertragsrechts. Dieses ist erforderlich, damit die Interessen der Vertragsparteien gewahrt bleiben und es zu keinen Problemen bei der Geschäftsbeziehung kommt.
Klarer Vertragsabschluss
Besonders wichtig für eine effektive Auftragserteilung ist ein präzise formulierter Vertrag. Das bedeutet, dass die Leistungsbeschreibungen innerhalb des Vertrags möglichst eindeutig beschrieben werden und alle relevanten Leistungen enthalten. Dabei sollten alle für die Ausführung des Auftrags wichtigen Details genau definiert werden. Hierzu zählen unter anderem Qualitätsstandards und Lieferfristen. Durch die genaue Festlegung der vertraglichen Parameter lassen sich Missverständnisse bereits im Vorhinein vermeiden, was sich positiv auf die Geschäftsbeziehung auswirkt.
Die Wichtigkeit von Vertragsverhandlungen
Im Rahmen von Vertragsverhandlungen wird festgelegt, welche Bedingungen an den Vertragsabschluss geknüpft werden und welche Inhalte sowie Klauseln der Vertrag enthalten muss. Damit es später zu keinen Rechtsstreitigkeiten kommt, ist eine klare Kommunikation der Erwartungen und der Hinweis auf potenzielle Risiken erforderlich. Eine transparente Kommunikation sorgt zudem für eine bessere Vertrauensbasis.
Klärung von Haftungsfragen
In der Regel sind Haftungsfragen der kritischste Aspekt eines Vertrags. Trotzdem müssen diese unbedingt klar definiert werden. Aus dem Vertrag muss genau hervorgehen, wer im Zweifelsfall für welche Art von Verlusten oder Schäden verantwortlich ist und dementsprechend dafür haftet. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass beide Parteien ihre Verantwortlichkeiten kennen und akzeptieren. Genau festgelegte Haftungsbedingungen können das Risiko von späteren rechtlichen Auseinandersetzungen erheblich reduzieren.
Implementation von Änderungsklauseln
Die Geschäftswelt ist dynamisch und ständigen Veränderungen unterlegen. Dementsprechend stellt Flexibilität einen wichtigen Faktor dar. Es ist daher empfehlenswert, der Situation angemessene Änderungsklauseln in den Vertrag zu integrieren. Das ermöglicht es beiden Parteien, den Vertrag bei Eintritt unvorhergesehener Umstände entsprechend anzupassen. Hierdurch lässt sich die Basis für eine langfristig erfolgreiche Geschäftsbeziehung schaffen.
Konfliktlösung und Vertragsauflösung
Unbedingt in den Vertrag einfließen sollten die Bedingungen für eine mögliche Beendigung des Vertrags. In einem solchen Fall sind präzise Formulierungen besonders wichtig, da nur dies eine reibungslose Trennung möglich macht. Ebenfalls von großer Bedeutung ist die Integration von Mechanismen zur Lösung von Konflikten. Diese sorgen dafür, dass eine zeitlich und kostentechnisch aufwendige gerichtliche Auseinandersetzung vermieden werden kann.
Aufträge erteilen – Welche rechtlichen Grundlagen es zu beachten gilt
Foto von Scott Graham auf Unsplash
